Pourquoi l’OCR de MyUnisoft peut-il créer des doublons de comptes tiers dans mon dossier ?
Dans un premier temps il est important de comprendre le principe de création des tiers dans votre base de données lors de l’intégration d’une facture.
Lors du passage de la facture par l’OCR, ce dernier identifie plusieurs informations en fonction des éléments disponibles et détectés sur la facture.
Concernant le fournisseur (ou client), l’OCR est capable d’identifier les éléments ci-dessous qui sont ensuite communiqués à MyUnisoft pour la génération de l’écriture en attente :
Nom du tiers ; SIREN ; SIRET ; Code APE ; Tva intra
Le nom du tiers détecté et renvoyé par l’OCR va servir à construire le code auxiliaire sous MyUnisoft (en cas de première intégration).
Exemple avec un premier cas concret :
Vous intégrez pour la première fois une facture du fournisseur Butagaz. L’OCR peut détecter et envoyer à MyUnisoft les informations suivantes :
Nom : BUTAGAZ ; SIREN : 4029600397 ; SIRET : 40296039700048 ; APE : 4671 Z ; TVA : FR7940260397
A partir de ces informations, MyUnisoft créé un nouveau tiers dans le plan comptable si aucun tiers déjà présent sur le dossier n’est identifiable (en fonction du SIREN/SIRET renseigné dans les informations complémentaires de la fiche tiers).
En cas de nouvelle création, le code auxiliaire est construit de la façon suivante : 401 + raison sociale renvoyée par l’OCR.
Dans notre cas, le nom détecté par l’OCR est BUTAGAZ, MyUnisoft va alors créer un compte 401BUTAGAZ. Les informations complémentaires de ce tiers sont alimentées automatiquement en fonction des détections de l’OCR. On pourra ainsi retrouver sur cette fiche le SIREN/SIRET (et éventuellement le code APE en cas de détection), ce qui permettra alors d’identifier le tiers à utiliser en cas de nouvelle détection de ce SIREN sur une facture.
Ce fonctionnement a malheureusement une limite, la reconnaissance des éléments par l’OCR. La détection peut varier d’une facture à l’autre en fonction de la qualité des fichiers et des scans transmis à l’OCR.
Prenons un nouvel exemple, nous intégrons une deuxième facture de BUTAGAZ dans une qualité inférieure (scan d’une photocopie par exemple).
L’OCR a cette fois du mal à identifier correctement le nom du fournisseur dans l’en-tête, il détecte cependant une ligne BUTAGAZ France qui potentiellement pourrait correspondre au nom du fournisseur. (Les informations de SIREN / SIRET ne sont également pas reconnues).
L’OCR transmet alors les informations suivantes à MyUnisoft :
Nom : BUTAGAZ France ; SIREN : ; SIRET : ; APE : ; TVA :
Ici les informations ne sont pas suffisantes pour identifier le tiers 401BUTAGAZ de notre plan comptable et affecter l’écriture à ce compte.
L’identification du tiers 401BUTAGAZ n’étant pas possible, l’application va dans ce cas créer un nouveau tiers 401BUTAGAZFRANCE (code en fonction de la longueur des auxiliaires du dossier).
Nous nous retrouvons donc dans un cas de création de doublon tiers. Malheureusement ce problème de détection de l’OCR reste difficilement contrôlable (ce comportement reste cependant marginal).
Deuxième cas pratique :
Un tiers « Butagaz France » est déjà présent dans votre plan comptable (créé manuellement ou par import de dossier), pourtant lors de l’intégration de la facture, l’OCR a créé un nouveau tiers BUTAGAZ en doublon.
Il est important de déterminer la raison de cette création afin d‘appliquer le meilleur traitement possible au dossier.
Deux raisons possibles, à cette création :
- L’OCR retourne bien l’information du SIREN/SIRET mais cette information n’est pas renseignée dans les informations de votre tiers, impossible donc pour l’application de faire le lien avec votre compte.
La solution à adopter dans ce cas est la suivante :
- Ouvrez la fiche de votre tiers
- Renseignez le SIREN / SIRET correspondant
- Validez les informations.
Vous pouvez ensuite refaire un test d’intégration du document. Pour cela supprimez la facture en attente générée sur le doublon ainsi que le doublon lui-même depuis le plan comptable. Après suppression, réinjectez la facture dans l’OCR pour vérifier que l’affectation se fait à présent correctement.
- Les informations complémentaires de votre tiers sont bien à jour avec le SIREN / SIRET mais ce dernier n’est pas présent sur la facture ou n’est pas détecté correctement (qualité du scan par exemple).
Dans ce deuxième cas, si votre compte est bien renseigné dans le dossier mais que l’application a tout de même créé un nouveau tiers il y a de fortes chances que cela provienne d’un problème de détection de l’OCR sur la partie SIREN/SIRET.
Soit le problème de détection est lié à la qualité du scan, soit la détection n’est pas possible tout simplement parce que cette information n’est pas présente. Dans les cas où la détection est aléatoire voire impossible pour des factures spécifiques, la meilleure solution est la création d’un paramètre OCR avec recherche de mot clé unique et facilement identifiable. (Adresses, numéro de téléphone, adresse mail, etc…)
Afin d’améliorer le traitement OCR, nous préconisons donc les actions suivantes :
- Nous avons pu constater un certain nombre de paramètres comptes tiers incorrects, que nous appelons comptes de concordances (Exemple : 401ORANGE000 -> 401ORANGE). Nous vous conseillons de vérifier ces paramètres et de supprimer les paramètres incohérents. (Fournisseur qui renvoie vers un compte client ou un compte général, paramètres en double, plusieurs tiers renvoient vers un fournisseur unique, etc…).
- Il est fortement conseillé de vérifier la présence d’un SIREN/SIRET dans les informations complémentaires des comptes auxiliaires du dossier et au besoin de le renseigner.
- Nous vous conseillons également de vérifier l’absence de doublons de tiers dans le plan comptable et au besoin de faire les suppressions pour n’en conserver qu’un seul (là encore il convient de s’assurer que le tiers conservé est bien alimenté par un SIREN/SIRET).
Actuellement si deux tiers (ou plus) on le même SIREN/SIRET sur un dossier, l’OCR utilisera le premier compte disponible dans l’ordre du plan comptable :
Exemple de doublon dans le plan comptable :
401BTGZ000 / SIREN : 4029600397
401BUTAGAZ : / SIREN : 4029600397
L’OCR utilisera en saisie le tiers 401BTGZ000, ce dernier étant celui qui arrive en premier dans l’ordre du plan comptable du dossier.
Important : Rappel concernant l’ordre de priorisation des différents paramétrages possibles :
1er Cas : Vous avez mis en place un paramètre OCR avec recherche de mot clé, ce paramétrage a la priorité sur la détection OCR.
Exemple :
L’OCR détecte le tiers 401BUTAGAZ (grâce au SIREN/SIRET), mais il existe sur le dossier un paramètre OCR avec recherche de mot clé « Butagaz » et affectation sur le compte fournisseur 401GAZ, l’écriture en attente se positionnera alors sur le compte 401GAZ.
2ème cas : Vous avez mis en place un paramètre comptes tiers (comptes de concordances) ce dernier aura également la priorité sur la reconnaissance OCR.
Exemple de paramètre comptes tiers : 401BUTAZGAZ → 401GAZ&ELEC
L’OCR détecte le 401BUTAGAZ mais il affecte l’écriture en attente au 401GAZ&ELEC
3ème cas : Vous avez mis en place un paramètre OCR (mot clé) et un paramètre comptes tiers, le mot clé conserve la priorité malgré la présence du paramètre comptes tiers.
Exemple :
L’OCR détecte le tiers 401BUTAGAZ. Il existe sur le dossier un paramètre OCR avec recherche de mot clé « Butagaz » et affectation sur le compte fournisseur 401GAZ. Il existe également le paramètre comptes tiers suivant :
401BUTAZGAZ → 401GAZ&ELEC
L’écriture en attente générée sera affectée au 401GAZ, le paramètre 401BUTAZGAZ → 401GAZ&ELEC est ignoré.
Admettons à présent que vous décidiez de mettre en place le paramètre comptes tiers suivant sur l’écriture en attente (actuellement affectée au 401GAZ à la suite de la détection du mot clé « Butagaz ») :
401GAZ → 401GAZ&ELEC.
Après validation de ce paramètre, l’écriture en attente ne sera plus affectée au 401GAZ mais sur le 401GAZ&ELEC.
Ce paramètre comptes tiers ne s’appliquera cependant qu’une seule fois. Lors de la prochaine intégration de facture dans l’OCR, si le mot clé « Butagaz » est détecté, c’est bien le paramètre OCR (mot clé) qui aura la priorité. L’écriture en attente sera affectée au tiers 401GAZ, le paramètre comptes tiers 401GAZ → 401GAZ&ELEC sera ignoré.
L’ordre de priorité est donc le suivant :
Compte par défaut < Reconnaissance OCR < Paramètres comptes tiers < Paramètres OCR (mot clé)
Prédiction du compte de charge sur l'écriture en attente :
Dernier point, concernant le compte de charge utilisé. En cas de détection du code APE par l'OCR, l’application peut proposer sur l’écriture en attente un compte de charge adapté au secteur d’activité.
Cette fonctionnalité ne remplace pas la mise place d’un paramètre sur le compte tiers, si vous souhaitez utiliser un compte spécifique en saisie, nous vous conseillons de renseigner un compte de contrepartie directement sur la fiche tiers.
Si aucun compte de contrepartie n’est défini sur le tiers et que l’OCR ne détecte pas de code APE, le compte de charge proposé reste le compte par défaut défini dans le CRM du dossier - Entreprises -Comptabilité.
Le paramétrage d’un compte de contrepartie garde la priorité sur la détection du code APE et la prédiction de compte qui s’en suit.
La liste des correspondances codes APE - comptes de charges est disponible ici.