Comment fonctionne la saisie OCR ?

La Saisie OCR consiste à valider une écriture comptable préalablement traitée et proposée par l'OCR.

 

Conditions requises :

• Avoir paramétré ses journaux
• Avoir paramétré le plan comptable

Nous allons vous expliquer le cheminement de la saisie par OCR

 

Étape n°1. Cliquer sur l'icône en haut à droite

L'écran de saisie se décompose en 2 parties :

• En haut :  Nouvelle saisie → le masque de saisie en attente de visualisation de l'écriture
• En bas :  Ecriture → Cocher OCR en attente : apparaitront alors les écritures proposées par l'OCR avec la PJ attachée suite à l'envoi des documents
  

 

Étape n°2. Envoyer les documents avec OCR via l'icône en haut à droite

 

• Des réceptacles par nature (Achats/ NF/ Ventes /Autres) sont prévus pour recevoir les différents documents numérisés
  
• Déposer les documents dans le réceptacle correspondant
  
• Distinguer :
  • • Monofacture : document numérisé constituant une facture de 1 ou plusieurs pages
    • Multifacture : document numérisé regroupant plusieurs factures
• Déposer des documents en multifactures entraîne l'apparition des documents dans le champ "Regroupement de documents" :
  • • Attacher manuellement via les différentes pages d'une même facture pour ne former qu'un fichier
    • Des pièces attachées peuvent être détachées via
    • Des pièces peuvent être supprimées via et confirmation de la fenêtre suivante :
• Sélectionner les fichiers dans la file d'attente des documents à envoyer
• Cliquer : Ecriture avec OCR
• Permet d'accéder directement au masque de suivi OCR

 

Pour la saisie en flux manuel, nous vous invitons à suivez cette FAQ : https://support.myunisoft.fr/hc/fr/articles/360018944000-Quel-est-le-cheminement-de-saisie-par-Flux-manuel-

 

Étape n°3. Suivre également le traitement de ces flux via le Menu déroulant (TENUE- FLUX- SUIVI DE DOCUMENTS)

 

• Le masque de suivi nous informe de l'évolution de traitement des différents fichiers océrisés.
• Une fonction recherche est disponible ainsi qu'un filtre date et types de documents
  • • Permet de retourner au masque d'envoi de documents
    • Permet la mise à jour des données suite aux sélections du filtre
    • Permet d'effacer les sélections antérieures du filtre
    • Pour faire un export, il faut cliquer sur les trois petits points > Exporter 
• Le statut traité indique que le traitement est finalisé

 

Étape n°4. Revenir sur le masque de saisie via

 

L'écran de saisie se décompose en 2 parties :

• En haut → le masque de saisie de l'écriture à venir
• En bas → la visualisation des fichiers en attente de saisie puisque nous sommes en Flux Manuel

A noter, dans la partie basse, une colonne propre à la fonctionnalité OCR en attente.

 

• Le symbole d’alerte nous informe de la détection d'éventuelles incertitudes en termes de date, compte, montants et/ou une suspicion de doublon.
• Glisser avec la souris sur cette alerte affiche une pop-up sur l'incertitude.
• Lorsqu'il s'agit d'une suspicion de doublon, un clic ouvre une fenêtre

 

Étape n°5. Double-cliquer sur chacune des écritures proposées : l'écriture apparaît dans la partie haute.

 

Étape n°6. Confirmer l'écriture, ou la modifier au besoin avant sa sauvegarde ou sa validation.

Étape n°7. Sauvegarder et valider l'écriture

• La sauvegarde (en partie haute) enregistre l'écriture jusqu'à validation définitive. Une écriture sauvegardée revient en partie basse
• La validation (en partie haute) déverse l'écriture dans un journal
• Une multiple (en partie basse) est possible pour une validation ou suppression en masse via clic droit souris

  Étape n°8. L'icône permet le paramétrage des comptes tiers.

 

Cette fenêtre recense la table de concordance entre le compte de base lu par l'OCR et le compte Myunisoft utilisé. 

Exemple : compte de base "401TOTAL" doit être géré par le "401CARBU" dans Myunisoft

 

Complément :

• Tout document non reconnu par l'OCR est systématiquement basculé en Flux Manuel.
  

Permet de scinder l'écran pour afficher la consultation du compte sur lequel on se trouve dans la saisie

A l'appel du Split, permet d'intervertir les blocs haut et bas

A l'appel du Split, permet de détacher le bloc sur un écran supplémentaire

• L'accès à la Saisie OCR peut également se faire par le Menu déroulant :
  TENUE - SAISIE / CONSULTATION - SAISIE
• L'accès à l'Envoi Document se fait par le Menu déroulant : TENUE - FLUX - ENVOI DOCUMENT
  
• Déposer en Glissant sur l'écriture d'éventuelles PJ à l'écriture : les PJ seront visibles en dessous du masque de saisie
  
•  Permet l'actualisation des données en cas d'arrivées multiples
  
• Rechercher par la fonction Filtres par date, compte, montant, intitulé, journal et pièce. Sa réinitialisation se fait via
  
• L'icône permet un export Excel
• Le clic sur une visu pièce ouvre une nouvelle fenêtre permettant un aperçu plus lisible.
  
• Les chiffres indiqués (entre parenthèses) correspondent au nombre d'écritures en attente de traitement
• Chiffres également visibles par le biais du Dashboard
• Il est possible d’activer la validation OCR automatique sur les comptes 40/41 et de déterminer un
  seuil sur option ; afin que les factures identifiées sur ce tiers, avec un TTC inférieur ou égal au seuil,
  soient directement validées (elles ne passent plus par Facture en attente).